Un entorno empresarial cada vez más competitivo requiere métodos y estrategias que mejoren la productividad y optimicen el uso de los recursos. Simplificar se ha convertido en una necesidad para la supervivencia, aunque frecuentemente se ha subestimado.
Las pequeñas empresas y los emprendedores conocen bien su efectividad, porque simplificar los procesos no solo permite reducir costes y tiempo, sino que libera recursos que pueden ser invertidos en actividades de mayor valor.
La simplificación consiste en eliminar o reducir aquellos pasos o elementos innecesarios de un proceso, sea productivo o no, de manera que el trabajo se agilice y se realicen solo las actividades esenciales, que realmente aportan valor al resultado final. La simplificación reduce o elimina la redundancia de actividades, mejora la calidad del producto o servicio y garantizar que los empleados se centren en las actividades más productivas y no sientan que pierden el tiempo.
Los procesos simplificados facilitan el trabajo de los empleados, ya que todo está más claro. Por otro lado, ayudan a la empresa a adaptarse más rápido a los cambios, porque se identifica claramente dónde se debe actuar, al tiempo que se mejora la flexibilidad y la respuesta a las demandas del mercado. Finalmente, los procesos son más eficientes y menos propensos a los errores, lo que reduce el tiempo de ejecución y aumenta la productividad.
Para simplificar un proceso, el primer paso, es querer hacerlo. La simplificación va a suponer un cambio y este, en principio, generará resistencia, si no se gestiona adecuadamente podremos provocar el efecto inverso.
El segundo paso es identificar aquellos procesos que son susceptibles de mejora. Como indicadores podemos tomar aquellos que:
- Tiene muchas revisiones, o aprobaciones en diferentes niveles, es muy probable que estén sobredimensionados.
- Tienen exceso de comunicación interna, muchas reuniones, consultas o dudas sobre ellos, indican que el proceso no está claro o es excesivamente complejo.
- Tiene errores frecuentes o altas reclamaciones respecto al producto o servicio.
- Tienen tiempos de ejecución superiores a los esperados, es muy probable que tenga actividades redundantes o poco productivas.
- Tiene sobrecostes o costes elevados, un proceso que consume más recursos de los necesarios es un agujero negro para la rentabilidad de la empresa o el negocio.
La simplificación de proceso, requiere de una planificación y análisis detallado de las actividades actuales y de la colaboración de los equipos implicados, por lo que será necesario:
- Desarrollar un mapa de procesos, en el que se identifiquen las actividades que se realizan, por ejemplo, un diagrama de flujo que permita visualizar cada parte del proceso y comprender que actividades son esenciales y cuáles son redundantes. El simple hecho de identificar el flujo de un proceso te permite identificar grandes áreas de mejorar y detectar el impacto de los cambios.
- Establecer prioridades y eliminar pasos innecesarios, no todos los procesos son igualmente importantes. Tengamos en cuenta la ley de Pareto del 80/20, el 20% de los procesos generan el 80% de los resultados, así que son ellos en los que urge simplificar. A medida que avancemos en el resto de procesos nos daremos cuenta de que se sigue cumpliendo la ley, el 80% de los procesos solo aporta el 20%, por lo que muchos de ellos serán reemplazables o susceptibles de mejora.
- Automatización de procesos, todo aquello que podamos automatizar, significa que es una tarea repetitiva, que muy probablemente tenga una solución tecnología ya desarrollada. En este momento habrá que hacer una evaluación de coste/beneficio y tomar la decisión.
- Revisión periódica. La simplificación no es un hito, sino un proceso de mejora continua. Tenemos que revisar los flujos de los procesos para evaluar cuánto hemos optimizado. Los kPI´s, o indicadores de desempeño, son básicos. Un buen KPI, nos dará las claves que permitan conocer el éxito o fracaso de la simplificación, así como la evolución del proceso y cada una de sus actividades.
En todo este ejercicio de simplificación, no podemos olvidarnos de las personas que realizan estos procesos. Es fundamental contar con ellos desde el principio, porque son los que más saben del proceso y tiene muchas ideas de mejoras. En segundo lugar, ellos son los que tienen que llevas a cabo los cambios, y tiene que comprender que esa nueva forma de hacer les beneficia. Si estos dos pasos, el cambio será complejo, porque no nos hemos ganado su compromiso.
La simplificación de procesos es una herramienta poderosa para mejorar la productividad y competitividad de una empresa. La puede hacer la propia empresa o contar con una consultora externa que le dé una visión más objetiva de la situación. En ambos casos, simplificar los procesos es una necesidad para cualquier negocio.
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